InfokasV3

Infokas installeren

  • systeemeisen controleren
  • installatie starten
  • odbc configureren
  • mysql installeren *
  • usb backup
  • epson pos printers
  • uubar tm200 printer
  • lade aansluiten
  • uubar klantendisplay
  • inloggen
  • licentie aanvragen
  • gegevens importeren
  • printers configureren
  • bonlayout selecteren
  • layout selecteren
  • gebruikers configureren
  • uw bedrijfsgegevens

     

    * voor netwerk versie

  •  

    hoofdmenuzoeken
    Infobits Home pagina
    Infokas Downloaden
    E-mail :

    helpdesk(A)infokas.nl

    infokasv3 artikel en adres lijsten importeren print deze pagina
    importeer artikel- en klantgegevens in Infokas

    Demo en testverkopen wissen

    In de demo MDB versie staan een aantal voorbeeld artikelen en testverkopen, bij het activeren van uw licentie ontvangt u de code om alle testverkopen en (optioneel) alle voorbeeld artikelen automatisch te verwijderen. Gebruik deze demo artikelen om het praktijkvoorbeeld uit te voeren.

    Als u de MySql netwerk versie heeft geinstalleerd dan kunt u de demo artikelen importeren via onderstaande uitleg.

     

    In de MDB database (standaard installatie) staan deze artikelen al, u kunt deze stap overslaan en doorgaan met printers configureren.

     

    Importeren of invoeren

    In het infokas programma kunt u handmatig klanten en artikelen toevoegen. Kijk voor het aanmaken van een nieuw artikel op de pagina nieuw artikel toevoegen voor het aanmaken van een nieuwe klant op klant toevoegen.

    U kunt ook een bestaande artikellijst of adreslijst importeren. Dit kan een eenmalige aktie zijn, b.v. een lijst van uw vorige kassa programma.

    Het kan ook dat u wekelijks, per kwartaal of per jaar een nieuwe lijst van uw leverancier wilt importeren.
    Voorbeelden: WMF; jaarlijkse prijslijst met pannen, bestek en keukengerei. Kleding groothandel; seizoenslijst met nieuwe collectie. Copaco/McDos; dagelijks bijgewerkte lijst voorraad en prijzen van computers en onderdelen.

    In de map import staan o.a. voorbeelden van:

    • basis groep artikel, direct verkopen zonder artikelen in de database op basis van groep artikelen met vraagprijs,
      te selecteren met F1 t/m F8
    • kleding, gebruik van kleuren en matenmatrix, combinatie van vaste en groepsartikelen
    • kapsalon en zonnestudio, functie toetsen om snel te selecteren
      F1 = alle dames behandelingen, F2 heren, zie ook functie toets artikelen
    • books, (engelstalige) boeken, gebruik van type sjabloon en groepsartikelen zie ook sjabloon artikelen
    • canon, import voorbeeld met artikelnummer, barcode, inkoop en advies verkoopprijs. Om dit bestand regelmatig in te kunnen lezen is er een .def file gemaakt. Hierdoor kan de nieuwe prijslijst zonder wijzigingen direct ingelezen worden.
    • elektra, import voorbeeld zonder merk en groep, deze worden ingesteld met 'zoek en vervang' opties, open het .def file voor meer informatie.
    • wmf, import voorbeeld met 'zoek en vervang' voor pannen en bestek
    • sigma dmg d'imagio, import voorbeeld voor verf
    • demo1, importvoorbeeld computeronderdelen inclusief afbeeldingen en .def definitie bestand
    • demo2, importvoorbeeld inclusief afbeeldingen en 'zoek en vervang' opties
    • demo3, importvoorbeeld inclusief afbeeldingen .def definitie bestand
    • demo4, voorbeeld ontbrekende groep en merknaam.
    • ...

    Ook als u geen pannen / kleding / boekwinkel heeft dan kan het leuk zijn om bovenstaande lijsten te importeren en zo de verschillende mogelijkheden van invoeren te bekijken.

    Meer uitleg over importeren en het instellen van 'Zoek en Vervang' leest u in de beheerders handleiding van Infokas.

    Als u bent ingelogd als beheerder kunt u de artikel- en klantgegevens importeren.

    stap 1: voorbereiding artikelgegevens

    Infokas kan importeren uit '.csv' bestanden; dit zijn lijsten waarbij de kolommen gescheiden zijn door een tab (^t), komma (","), puntkomma (";") of dubbele punt (":"). In de map Import staan een aantal voorbeeld bestanden.

    In iedere lijst moet ten minste een Artikel nummer, Type omschrijving en Kost- of Verkoop- prijs staan. Percentages kunnen per regel of per .csv file ingegeven worden, voorbeeld: u heeft een importlijst met daarin alleen een inkoopprijs, u kunt nu de verkoopprijzen laten uitrekenen door per regel of voor de hele importlijst een marge in te geven (VerPrijs%). In de instellingen kunt u ook opgeven of de verkoopprijs afgerond moet worden. Bij importlijsten met alleen een verkoopprijs wordt kostprijs dmv. dezelfde VerPrijs% berekend.

    U kunt per importlijst een leverancier code opgeven, voor het inlezen worden dan alle artikelen van deze leverancier gemerkt. Als een artikel niet meer in de importlijst van deze leverancier voorkomt EN als het artikel niet op voorraad is dan wordt het artikel automatisch verwijdert.

    De instellingen van een importlijst worden opgeslagen in een definitie bestand, als u een nieuwe importlijst van uw leverancier ontvangt dan kunt u die zonder te bewerken inlezen.

    Als u importlijst niet aan de vereiste indeling voldoet neem dan kontakt op met de Infokas helpdesk, indien mogelijk wordt er dan een 'vertaler' voor u gemaakt.

     

    stap 2: importeren artikelgegevens

    Start Infokas op en log in als beheerder. Ga naar menu 'Artikel', kies 'Import' en selecteer artikel.csv (de .csv bestanden hoeven niet in de map import te staan, de eventueel bijbehorende .def bestanden wel)

    Op basis van de informatie in het .def bestand, of als dit ontbreekt op basis van de informatie op regel 1 van het .csv bestand worden de import regels bepaald: bestaande nummers wel/niet overschrijven, voorraad wel/niet overschrijven, leverancier code toevoegen, prijs percentages etc.

    Wanneer het importeren van artikel.csv voltooid is, verschijnt de volgende mededeling:

    In dit geval zijn er 387 artikelregels in het bestand 'artikel.csv' aanwezig, waarvan er 386 zijn geïmporteerd. De ene niet geïmporteerde artikelregel betreft de kopregel met de titels van de velden.

    Ga opnieuw naar importeren en selecteer nu canon.csv: In het .csv bestand van Canon ontbreekt de merknaam, in het bijbehorende .def bestand staat o.a. de code 'setmerk:Canon;' en 'SetArtNrCode;CA-;' De code CA- wordt nu voor elk artikel nummer geplaatst, alle bestaande artikelnummers die beginnen met CA- en die niet op voorraad zijn worden gemarkeerd. CA- artikelnummers die na het inlezen nog op gemarkeerd staan (zitten dus niet meer in de Canon lijst) worden verwijdert.

    Wanneer het importeren van canon.csv voltooid is, verschijnt de volgende mededeling:

    In het bestand artikel.err is te lezen waarom 5 regels niet zijn geimporteerd: De regels 1, 2, 3 en 4 zijn 'kopregels' en in regel 9 staat een inkoopprijs van '99315,87'. Deze regels worden dus geweigerd.

    Lees ook film_accu.csv in. Ga nu naar Artikel - Lijst, klik op het driehoekje achter het Zoek veld, selecteer 'Alle Art' en klik op de verrekijker. Bij een normale zoekopdracht worden in verband met snelheid alleen de 1e 100 getoond (Zie Instellingen - Variabelen - maxRecord), als het importeren is gelukt staan er nu nu 619 artikelen in de lijst.

    De prijzen in de meegeleverde bestanden artikel.csv, canon,csv en film_accu.csv wijken overigens af van de werkelijke in en verkoop prijzen! De verkoopprijzen zijn zowel in- als exclusief Btw.

    Indien u uw eigen artikelbestand heeft geïmporteerd, komen deze aantallen uiteraard niet overeen met bovenstaande gegevens. Eventuele fouten die zijn opgetreden bij het importeren van de artikelen, kunt u bekijken in het bestand 'artikel.err' in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Import'. U kunt dit bestand openen in Windows Kladblok (Notepad) of Microsoft Word.

     

    stap 3: voorbereiding klantgegevens

    Infokas importeert klantgegevens uit het bestand 'adres.csv'; u vindt het in de map 'Import' onder 'C:\Infobits\InfokasV3'. Het bestand 'adres.csv' bevat de gegevens van een tweetal klanten en wordt alleen gebruikt om de functionaliteit van Infokas te demonstreren.

    Wilt u uw eigen klantgegevens uit uw boekhoudpakket of huidige adressysteem importeren, dan is dat uiteraard mogelijk. Kunt u niet zelf uw klantgegevens uit uw boekhoudpakket exporteren, neem dan voor ondersteuning contact op met Infobits, telefoon 0592-55000 of de leverancier van uw boekhoudpakket.

    Wilt u nu (nog) niet uw eigen klantgegevens gebruiken, ga dan verder met stap 4.

    Indien u wel zelf de klantgegevens uit uw boekhoudpakket kunt exporteren, houdt dan rekening met het vereiste bestandsformaat en de veldindeling. Open het door Infokas geïnstalleerde bestand 'adres.csv' in bijvoorbeeld eerst in Microsoft Excel om de opmaak te controleren. Exporteer vervolgens de klantgegevens uit uw boekhoudpakket naar het bestand 'adres.csv'. Wijzig indien nodig de veldindeling en overschrijf tenslotte het door Infokas geïnstalleerde bestand 'adres.csv' in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Import'. U kunt nu verder gaan met stap 4.

     

    stap 4: importeren klantgegevens

    Start Infokas op en log in als beheerder. Ga naar menu 'Adres' en kies 'Import':

    InfokasV3 importeert nu automatisch alle klantgegevens uit het bestand 'adres.csv' in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Import'. Afhankelijk van de grootte van het adresbestand en de snelheid van uw computer kan dit enige tijd in beslag nemen. U kunt de voortgang van het importeren controleren in de statusbalk onderaan het scherm.

    Wanneer het importeren van de klantgegevens voltooid is, verschijnt de volgende mededeling:

    In dit geval zijn er 3 klantregels in het bestand 'adres.csv' aanwezig, waarvan er 2 zijn geïmporteerd. De ene niet geïmporteerde klantregel betreft de kopregel met de titels van de velden. U ziet nu onderstaand scherm:

    Indien u uw eigen klantenbestand heeft geïmporteerd, komen deze aantallen uiteraard niet overeen met bovenstaande gegevens. Eventuele fouten die zijn opgetreden bij het importeren van de klantgegevens, kunt u bekijken in het bestand 'adres.err' in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Import'. U kunt dit bestand openen in Windows Kladblok (Notepad) of Microsoft Word.

     

    Het importeren van de artikel- en klantgegevens in Infokas is voltooid. U kunt nu doorgaan met het configureren van de printers.