InfokasV3

beheerdershandleiding

  • omzetgegevens
  • openstaand
  • crediteren
  • snelstart
  • voorraad beheren
  • voorraad telling
  • lijst naar kladblok
  • lijst naar excel
  • web etalage
  • webshop koppeling
  • koppeling oscommerce
  • koppeling virtuemart
  • koppeling woocommerce
  • koppeling magento
  • cadeaubon
  • spaarkaart
  • kortingkaart
  • kortingsgroepen
  • bonlogo en coupon
  • mailing
  • gebruikers
  • backup / exporteren
  • importeren
  • variabelen
  • systeem functies
  • sjabloon
  • filiaal
  •  

    hoofdmenuzoeken
    Infobits Home pagina
    Infokas Downloaden
    E-mail :

    helpdesk(A)infokas.nl

    infokasv3 kassasoftware webshop print deze pagina
    maak een koppeling met uw eigen webwinkel!

     

    Op deze pagina:

    Hosting en beheer van uw Webshop: dedicated, shared, ...

    Webshop Software: Magento, Prestashop, WooCommerce, ...

    ROPO effect: webetalage zonder bestelfunctie

    Kassakoppeling: Direct, Synchronisatie, Import / Export

    Voorraadbeheer met een webshop koppeling

    Voorbeelden veld functies, bezorg en verzend opties

     

     

    Hosting van uw Webshop

    Hosting = de huur van de internet computer waarop uw webshop of website staat.

    Bij webshops kunt u kiezen uit (1) volledig gehoste webshops, (2) webshop software in combinatie met beheer en hosting en (3) eigen beheer met eigen hosting.

    Om dit visueel wat toe te lichten:
    1. een gehuurde auto met vaste chauffeur (u wordt gereden, u mag niet onder de motorkap kijken).
    2. een eigen auto met vaste chauffeur (u mag vanaf de achterbank opdracht geven om wat aan de auto te veranderen).
    3. een eigen auto met chauffeur naar keuze (u heeft volledige controle over de auto en rijdt zelf of kiest waar nodig een chauffeur).

    1. Volledige Hosting

    Voorbeelden van volledige hosting zijn ccvshop en mijnwebwinkel, er is geen toegang tot de code achter de webshop, eigen functies toe voegen (zoals een kassakoppeling) of snel overstappen op een ander systeem bij een andere hoster is vaak niet makkelijk en soms onmogelijk. Het koppelen van artikelen beperkt zich meestal tot het (handmatig) importeren of exporteren van excel/csv/xml bestanden.

    2. Beheer met Hosting

    Bij webshop software in combinatie met hosting kunt u uw webshop beheerder de code achter de webshop laten aanpassen, u kunt zo zelf een functie of optie toe laten voegen. Afhankelijk van de voorwaarden van de hoster kunt u de (aangepaste) code en de webshop data meenemen als u naar een andere hosting partij verhuisd. Bij sommige hosters heeft u vrije toegang tot de code en de database en bij andere juist helemaal niet. Overleg met uw hoster of externe toegang (directe webshop koppeling) of toegang tot een Sync database mogelijk is.

    3. Eigen beheer met eigen hosting

    Bij eigen beheer met eigen hosting kiest u zelf een hostingpartij en een beheerder, als u niet meer tevreden bent met uw beheerder kunt u een andere aanstellen. U kunt de beheerder het volledige beheer geven maar ook alleen per aanpassing inschakelen. U heeft zelf toegang tot de code en de database, het is redelijk simpel om uw site naar een andere hoster te verhuizen.

    Shared of dedicated hosting en co-location:

    Bij hosting kunt u ook nog eens kiezen uit shared hosting, dedicated hosting en co-located hosting. Bij shared hosting (ook wel virtual hosting) deelt u met meerdere bedrijven één computer op internet, u zit met meerdere mensen in de bus en de route gaat niet recht op uw doel af. De rekenkracht van de server wordt over meerdere websites verdeelt, het is hosting tegen lage kosten.

    Bij dedicated hosting huurt u een eigen server bij de hosting provider, alle rekenkracht van de server is beschikbaar voor uw website. Het technisch onderhoud aan de server is voor rekening van de hoster.

    Bij co-location plaatst u uw eigen computer in de serverruimte van de hosting-provider, bij een defect aan de hardware moet u zelf voor reparatie zorgen.

    Dedicated hosting op een trage computer kan trager zijn dan shared hosting op een snelle computer, de snelheid van shared hosting hangt af van het aantal bedrijven waarmee u deelt en hoe zwaar die bedrijven de server belasten.

     

    Populaire software

    Magento, Prestashop en WordPress - Woocommerce zijn op dit moment de populairste pakketten.


    Magento is een zware (complexe) alleskunner met heel veel mogelijkheden en nog meer code. Om Magento goed te laten werken is een snelle (=duurdere) hosting computer nodig. Ook is de code behoorlijk ingewikkeld waardoor het beheer vrijwel altijd uitbesteed moet worden. Om Magento te kunnen beheren is een hoog kennisniveau nodig, het uurtarief van de beheerder ligt (meestal) op dezelfde hoogte.


    Prestashop is iets minder uitgebreid dan Magento maar heeft toch ook erg veel mogelijkheden. Het is simpeler om zelf te beheren maar voor grotere aanpassingen zal ook een externe beheerder nodig zijn.

    De database structuur van Prestashop is heel duidelijk en stabiel en daarom zeer geschikt voor een directe database koppeling, ook als u meerdere filialen heeft.
    Zie als voorbeeld onze Infobits Webshop


    WooCommerce is een plug-in voor WordPress, met WooCommerce heeft u niet alleen een webshop maar ook een website. Uw webshop en website hebben zo dezelfde uitstraling. Het dagelijks beheer is redelijk simpel en goed zelf te doen. WooCommerce is ook door een externe partij goed te beheren, aanpassingen kosten minder tijd hetgeen resulteert in lagere beheerskosten. De database structuur van Woocommerce wordt regelmatig aangepast, dit kan gevolgen hebben voor de werking van de koppeling.

    Zie ook wat kost WordPress op de pagina webshopkoppeling WooCommerce


    osCommerce is de moeder onder de webshops, de wp5.1 onder de tekstverwerkers. Het stelt weinig eisen aan de hosting en vrijwel alles is via de code aan te passen. Met osCommerce kunt u een volledig customized webshop laten maken maar u bent hierbij wel heel erg afhankelijk van de programmeur.

    VirtueMart is een extensie voor het Joomla CMS systeem, u kunt de webshop inrichten door modules en templates te installeren. VirtueMart is net als WooCommerce redelijk simpel zelf te beheren. Door het gebruik van populaire (gratis) templates heeft uw webshop een minder unieke uitstraling.

     

    ROPO, de webshop als webetalage

    ROPO = Research Online, Purchase Offline is een nieuwe trend in winkelgedrag.

    Klanten zoeken steeds vaker on-line naar producten om vervolgens off-line te kopen. Hierbij wordt niet alleen specifiek op een product gezocht maar ook op een type winkel waarvan de inrichting en het assortiment aansluit bij de voorkeuren van de klant. In plaats van willekeurig een winkelstraat door te wandelen volgt de klant een vooraf ingestelde route die online is bepaalt.

    Een aantal webshops kan worden ingesteld als webetalage of webfolder: een compleet overzicht van uw artikelen optioneel inclusief voorraadindicatie maar zonder bestelsysteem.

     

    Koppeling tussen webshop en kassa

    Koppeling van clicks aan bricks, het koppelen van de webshop database aan de kassasoftware database en dan met name het koppelen van producten en de voorraad levert veel tijdwinst op.

    InfokasV3 is voorbereid voor een koppeling met een webwinkel op internet. Het is mogelijk om databases rechtstreeks te koppelen, te koppelen via een Sync database of om te werken met XML / CSV bestanden. De rechtstreekse koppeling is bijvoorbeeld mogelijk met osCommerce, Wordpress - WooCommerce en Joomla VirtueMart. Met de Sync database kan elke (afhankelijk van uw webshop bouwer) webshop gekoppeld worden.

    Door de koppeling tussen de kassasoftware en de webshop hoeft u een product maar één keer ingevoerd te worden en door de voorraad te koppelen worden er minder snel fouten gemaakt.

     

    Direct


    Directe database koppeling met b.v. Prestashop, osCommerce, VirtueMart of WooCommerce, de kassa leest en schrijft rechtstreeks in de webshop database.

     

    Sync database


    Koppeling via een Synchronisatie database met b.v. WooCommerce, Prestashop of Magento. De webshop database is onafhankelijk van de kassa, bij wijzigingen in de webshop hoeft er aan de kassa kant niets aangepast te worden.

     

    XML en/of CSV


    Koppeling door middel van het up en downloaden van XML of CSV bestanden, er is geen controle of een bestand na het uploaden ook daadwerkelijk verwerkt is.

     

    De voordelen van Sync

    De kassa en webshop zijn onafhankelijk, de webshop kan niet in de kassadatabase lezen en schrijven en de kassa kan dat niet in de webshop database.
    Wijzigingen aan de kassadatabase hebben geen invloed op de webshop en vice versa.
    Er is controle over het wegschrijven en lezen van data.
    Het is mogelijk om te traceren op welk punt iets mis is gegaan en of die fout aan de kassa of aan de webshop kant zit.

    Voorbeeld foutcontrole

    Voorraad mutatie, de kassa verkoopt een artikel, schrijft een record naar de Sync database en krijgt een uniek id ter bevestiging.
    De webshop 'ziet' een nieuw record, leest het record en zet na het verwerken de flag op 'verwerkt'.
    Bij een fout, bijvoorbeeld 'artikel nummer niet gevonden' kan de flag op 'niet verwerkt' gezet worden.
    De kassa kan nu 'zien' of de mutatie is verwerkt en eventueel een waarschuwing geven.
    Bij het werken met XML/CSV bestanden is controle veel moeilijker / niet mogelijk.

    Grabben

    De Sync database kan ook gebruikt worden om artikelen van uw leverancier(s) per product te importeren in uw kassa database. Stel uw leverancier heeft 25.000 artikelen waarvan u er maar een paar honderd van verkoopt, in plaats van het importeren van de hele leverancierslijst kunt u ook door het scannen van de barcode alleen die artikelen toevoegen die voor u belangrijk zijn, zie ook [Importeren of grabben] op de pagina importeren.

    Voorbeeld database indeling iv3_sync_database.pdf

    XML en CSV

    Door gebruik van de im- en export functie met behulp van .xml en/of .csv bestanden is koppeling met vrijwel elke webshop mogelijk.
    Het nadeel van import/export is dat bij een syncronisatie de gehele artikel lijst moet worden verwerkt, bij 1000+ artikelen kan dat al snel een aantal minuten duren. Bij een Sync database hoeven alleen de gewijzigde artikelen / de gewijzigde voorraad te worden ingelezen en is het mogelijk om elke xx minuten een synchronisatie uit te voeren.

     

    Externe toegang en koppeling

    Om te kunnen koppelen tussen de kassa en de sync of webshop database moet deze extern toegankelijk zijn.
    Dat klinkt ingewikkeld daarom een voorbeeld: u wilt een aanhanger achter uw auto, in dat geval moet uw auto zijn voorzien van een trekhaak. Zonder trekhaak is een koppeling niet mogelijk.

    Naast de externe toegang (de trekhaak) heeft u ook nog verbindingen nodig: bij het indrukken van het rempedaal of het aangeven van richting moeten de juiste lampen op de aanhanger gaan branden.
    Wij zorgen voor de juiste aansluiting aan de kassa, de webshop bouwer moet de gegevens aanleveren voor de aansluitingen aan de webshop kant.
    Meer uitleg over het testen van de externe toegang in iv3_webshop.pdf

     

    Upload of Download van artikelen

    Het artikel beheer kan in door kassa gedaan worden en de wijzigingen te uploaden naar de webshop. Het is ook mogelijk om het artikel beheer in de webshop te doen en de artikelen naar de kassa te downloaden. Dit laatste heeft de voorkeur als er bijvoorbeeld sprake is van een meertalige webshop.

    Het invoeren van een Jurk / Dress / Robe in de categorie Dames / Ladies / Femmes met Maat 38 / Size 10 / Taille 40 en in kleur Rood / Red / Rouges is vanuit de kassa te fout gevoelig.
    Het is dan beter om te kiezen voor Artikel-Download en het artikel beheer vanuit de webshop te doen, het blijft mogelijk om vanuit de kassa prijs en barcode labels te printen.

     

    Koppeling tussen de velden

    Voor het instellen moet duidelijk zijn welke velden gekoppeld moeten worden, hierbij heeft een directe koppeling de voorkeur boven een 'als - dan koppeling'.

    Voorbeeld het veld kassa_artikel_verzendtype (getal 0 ~30000)

    Dit getal kan rechtstreeks aan een webshop veld worden gekoppeld, binnen de webshop kan je dan afhankelijk van de waarde een aktie ondernemen.
    - kassa_artikel_verzendtype = webshop_product_shipping

    Er kan ook gekoppeld met een 'als - dan':
    - als kassa_artikel_verzendtype = 1 dan webshop_veld_tnt = 1 en webshop_veld_dhl = 0
    - als kassa_artikel_verzendtype = 2 dan webshop_veld_tnt = 1 en webshop_veld_dhl = 1
    - als kassa_artikel_verzendtype = 3 dan webshop_veld_tnt = 0 en webshop_veld_dhl = 1

    Het nadeel van 'als-dan' is dat bij een wijziging de koppeling moet worden aangepast, het is beter om het veld direct te koppelen.

    Voorbeeld veld instelling:
    artikel_groep = product_category_name
    artikel_merk = product_mf_name
    artikel_nummer = product_sku
    artikel_barcode = product_ean
    artikel_type = product_name
    artikel_text = product_s_desc
    artikel_memo = product_desc
    artikel_jpg = product_full_image

    Bij de keus voor uploaden moeten de maximum waarden van de webshop velden worden vermeld
    (b.v. webshop_product_ean = max 13 tekens, als het kassa veld langer is dan het webshop veld dan wordt het veld afgekapt)

     

    Voorraad beheer

    Zelfs als de webshop - kassa koppeling elke seconde de voorraad synchroniseert dan kunnen er toch problemen ontstaan, bijvoorbeeld doordat er nog geen tijd was om het artikel uit de winkel te halen of omdat een klant in de winkel al wel gekozen heeft maar nog niet afgerekend.

    Bij voorraad beheer hanteren wij de winkel als leidend.

    Voorbeeld 1: Een klant koopt via de webshop om 13:00 uur een artikel waarvan er nog één op voorraad is.
    Om 13:05 komt er een klant in de winkel die het artikel op de plank ziet staan (er was nog geen tijd om het artikel weg te halen).

    Voorbeeld 2: Een klant is na het uitzoeken van een blouse (om 13:45) nog een aantal kleding stukken aan het passen en staat pas om 14:10 bij de kassa. Ondertussen wordt de blouse om 13:55 via de webshop verkocht.

    Wie gaat er voor? De internetklant of de winkelklant die het artikel in de hand heeft?

    Wij vinden dat de klant in de winkel voorrang heeft. Officieel is het artikel niet meer op voorraad maar de klant, die de moeite heeft genomen om naar uw winkel te komen, heeft het in de hand. In de webshop moet u aangeven dat de voorraad in de webshop afhankelijk is van de mogelijke gelijktijdige verkopen in de winkel.

    Bij een webshop verkoop moet u het artikel zo snel mogelijk uit de winkel verwijderen om dit soort conflicten te voorkomen. Dit kan bijvoorbeeld door via de kassabon printer (hoge attentiewaarde winkelpersoneel) een bon te printen met webshop-verkoopnummer, artikelnummer en omschrijving. Deze bon kan dan op het betreffende artikel worden geplakt, de order kan dan later (als het rustig is in de winkel) verwerkt worden.

     

     

    De volgende punten zijn alleen van toepassing als gekozen wordt voor artikel - upload.

     

    Categorie indeling

    In de meeste gevallen wordt ervoor gekozen om de categorie te laten bepalen door de Artikel-Groep. Door een scheidings teken zoals de - of de | in de artikel-groepnaam op te nemen kunnen subcategorieën gemaakt worden. Voorbeeld: Artikel-Groep = "Koken-Pannen-Gietijzer" dan komt het artikel in de webshop in de subcategorie "Gietijzer" van de subcategorie "Pannen" van de hoofdcategorie "Koken".

    U kunt ook meerdere webshop namen aanmaken en deze gebruiken voor de hoofdcategorie indeling.

     

    Merknaam, fabrikant en andere velden

    Het veld Artikel-Merk zal (meestal) overeenkomen met de fabrikant naam van de webshop, de velden Artikel-Type, Artikel-Text en het Memoveld kunnen gebruikt worden voor de omschrijving. In het Artikel-Memo veld kunnen HTML tags worden opgenomen om b.v. letters vet/cursief of in kleur weer te geven.

     

    Attributen

    Er kan gebruik worden gemaakt van artikel attributen bijvoorbeeld voor kleur, maat en motief. Meer uitleg op pagina 7, 8 en 9 van iv3_webshop.pdf.

     

    Verzendopties

    Het veld Artikel-VerzendType kan gebruikt worden om de verzendwijze op te geven. Gebruiks voorbeeld:

    • 0 = nvt
    • 1 = electrisch/e-mail/sms voor beltegoed, downloads, licenties, ...
    • 2 = envelop, verzending met TNT optie aangetekend
    • 3 = basis pakket, max gewicht per pakket 10 kg
    • 4 = zeker pakket, verzekerd tot € 500 max gewicht per pakket 30 kg
    • 5 = rolcontainer
    • 6 = pallet
    • 7 = eigen bezorgdienst

    Dit is slechts een voorbeeld, deze instellingen zijn afhankelijk van uw webshop, in uw webshop kunt u ook 'overrulende' instellingen bepalen.

    Stel een bestelling past in een enveloppe en weegt 20 tot 50 gram. De klant heeft dan de keus uit verzenden voor € 0.88 (TNT zegelwaarde 2) en aangetekend verzenden voor € 7.00
    Als de bestelling van de klant een waarde heeft van meer dan € 100 dan kunt u overwegen om de webshop zo in te stellen dat de klant alleen maar kan kiezen voor aangetekende verzending. Zo voorkomt u problemen als de zending (volgens de klant) niet is afgeleverd.

    U kunt dus instellen dat een verzendoptie boven een bepaald bedrag niet toegestaan is, een rembours zending is bijvoorbeeld niet mogelijk als het totaalbedrag groter is als € 1000.

     

    Bezorgopties

    Het veld Artikel-Bezorg optie kan gebruikt worden om een extra verzend optie weer te geven. Voorbeeld:

    • 0 = nvt
    • 1 = Bezorgen + aansluiten + zenders instellen (televisie, satelliet ontvanger, ...).
    • 2 = Bezorgen + aansluiten + instellen + uitleg (espresso apparaat, wasmachine, ...)
    • 3 = Bezorgen + montage (tuin kas, luxaflex, gordijnen, ...)
    • 3 = Bezorgen + installatie (sauna, stoomcabine, ...)

    Dit is slechts een voorbeeld, deze instellingen zijn afhankelijk van uw webshop.

     

    Voorraad en bestelbaar

    Het veld Artikel-Bestelbaar kan in combinatie met Artikel-Voorraad gebruikt worden om te voorkomen dat een klant een niet bestelbaar artikel afrekend. Voorbeelden: seizoens gebonden kleding, EOL (end of life) producten zoals gsm's, computers en notebooks of 2e hands apparaten die regelmatig ingekocht of ingeruild worden maar niet 'op commando' beschikbaar zijn.

    Zodra een klant een artikel dat niet meer op voorraad en ook niet bestelbaar is wil afrekenen is de enig beschikbare optie: "U ontvangt een factuur zodra de bestelde goederen op voorraad zijn". Hiermee voorkomt u dat u duur moet inkopen of het aankoop bedrag moet terugstorten. Dat laatste is met name belangrijk als de klant met credit card heeft betaald en u de kosten van de transactie (3 tot 5 procent van het aankoop bedrag) niet vergoed krijgt.

     

    Factuur en Verzendbewijzen

    Vanuit het Printen scherm kunt u pakbonnen, adres-etiketten, verzend of rembours bewijzen en acceptgiro formulieren printen.

    Vanuit het 'preview' scherm kan elke factuur, pakbon of offerte opgeslagen worden als pdf of jpg bestand. Ook de artikel afbeeldingen van een verkoop of offerte kunnen afgedrukt worden. Zie ook factuur (offerte) mailen en printopties kiezen.

     

    Illustraties en foto's toevoegen aan artikelen

    Ga naar menu 'Artikel', kies 'Details' en selecteer 'Pagina 3':

    Op deze pagina ziet u naast 'Type' en 'Artikelnummer' ook de invoervelden voor 'Webpagina' en 'Afbeelding'. Tevens zichtbaar zijn een aantal icoontjes voor de volgende functies: openen, verwijderen, opslaan, roteren, kleurcorrectie en contrastcorrectie.

    Wanneer u klikt op het icoontje 'Openen' kunt u bladeren naar een afbeelding, of een bestand met een afbeelding. Infokas is erg flexibel als het gaat om het bestand van de afbeeling: uiteraard kunnen standaard bestandsformaten als .jpg, .bmp, .gif, .png en .psd worden ingelezen. Maar zelfs Microsoft Word documenten, .pdf en .fax bestanden die foto's bevatten kunnen worden geopend!

    U kunt ook een plaatje slepen en boven het afbeeldingen veld loslaten (drag & drop) zo kunt u vanaf internet rechtstreeks afbeeldingen aan een artikel koppelen (de afbeelding mag dan geen link naar een andere pagina bevatten).

    Indien er al een afbeelding aan een artikel is gekoppeld, dient u eerst de oude afbeelding te verwijderen, alvorens u een nieuwe kunt toevoegen. Klik hiervoor eerst op het icoontje 'Verwijderen' en vervolgens op 'Openen'.

    Eventueel kunt u de functies roteren, kleurcorrectie en contrastcorrectie gebruiken om de afbeelding aan te passen. Wanneer u tevreden bent met het resultaat klik u op het icoontje 'Opslaan'. Infokas slaat het bestand op als .jpg in de map 'InfokasV3\jpg'.

     

    Thumbnails

    Afhankelijk van de afmetingen van de gekozen afbeelding wordt de naam van het bestand aangepast. Als de hoogte groter is dan de breedte ('staand'), krijgt de bestandsnaam de toevoeging '_A'. Is de breedte groter dan de hoogte ('liggend'), dan krijgt de bestandsnaam de toevoeging '_B'. De afmeting die de afbeeldingen krijgt hangt af van de variabele JpgFormaat. (Zie variabelen
    Als de verhouding van een afbeelding groter is dan 2:1 dan wordt deze bijgesneden tot de verhouding 2:1.

    Infokas maakt automatisch een zogenaamde 'thumbnail' aan voor de gekozen afbeelding. Dit is een kleine versie van dezelfde afbeelding die ervoor zorgt dat uw webpagina's sneller in beeld kunnen verschijnen. Thumbnails voor het formaat staand krijgen de toevoeging '_Y' achter de bestandsnaam, thumbnails voor het formaat liggen krijgen de toevoeging '_Z'. De afmeting die de thumbnail krijgt hangt af van de variabele JpgMini. (Zie variabelen).

    Deze extra toevoegingen aan de bestandsnaam zorgen ervoor dat u aan de naam van het bestand al kunt zien, wat voor afmetingen de afbeelding heeft. Een extra hulpmiddel bij de bouw of het onderhoud van uw webwinkel.

     

    Webshops

    Bij Beheer - Webshops kunt u meerdere Webshop namen opgeven, aan deze shops kunt u vervolgens artikelen toekennen. Dat kunnen gescheiden webshops zijn b.v. www.webshop1.nl en www.webshop2.nl maar kan ook gebruikt worden om één winkel in groepen te verdelen.

    Voorbeeld: Webshop1 = Nikon camera's, Webshop2 = Canon Camera's. Alle Nikon artikelen komen dan in shop1, Canon in shop2. Batterijen kunt u per type aan Nikon en/of Canon toevoegen, dus alle Varta batterijen voor Nikon in Shop1 en b.v. standaard penlight batterijen in shop1 en shop2. Ook artikelen zoals fototassen, statieven en lensdoekjes komen in beide shops.

    De webwinkel komt er dan als volgt uit te zien:

    www.mijnwebshop.nl Nikon Camera's
    www.mijnwebshop.nl Nikon Batterijen
    www.mijnwebshop.nl Nikon Fototas
    www.mijnwebshop.nl Nikon Statief
    www.mijnwebshop.nl Nikon Overigen

    www.mijnwebshop.nl Canon Camera's
    www.mijnwebshop.nl Canon Batterijen
    www.mijnwebshop.nl Canon Fototas
    www.mijnwebshop.nl Canon Statief
    www.mijnwebshop.nl Canon Overigen