InfokasV3

beheerdershandleiding

  • omzetgegevens
  • openstaand
  • crediteren
  • snelstart
  • voorraad beheren
  • voorraad telling
  • lijst naar kladblok
  • lijst naar excel
  • web etalage
  • webshop koppeling
  • cadeaubon
  • spaarkaart
  • kortingkaart
  • kortingsgroepen
  • bonlogo en coupon
  • mailing
  • gebruikers
  • backup / exporteren
  • importeren
  • variabelen
  • systeem functies
  • sjabloon
  • filiaal
  •  

    hoofdmenuzoeken
    Infobits Home pagina
    Infokas Downloaden
    E-mail :

    helpdesk(A)infokas.nl

    infokasv3 kassasoftware importeren print deze pagina
    importeer uw eigen artikel- en voorraadgegevens

    Inloggen als Beheerder
    Om te kunnen importeren moet u eerst inloggen als beheerder.
    De standaard login codes voor verkoper zijn v1, v2 en v3, de standaard login voor de beheerder is b1, zie ook gebruikers configureren.

    Handmatig toevoegen
    U kunt klant en artikel gegevens importeren of handmatig invoeren.
    Voor het handmatig invoeren van adressen zie klant toevoegen
    Voor het handmatig invoeren van artikelen zie artikel toevoegen

     

    Importeren of grabben

    Het is mogelijk om complete artikel (excel/csv) lijsten van uw leverancier(s) te importeren, het is ook mogelijk om te koppelen aan een externe database of artikelen toe te voegen met een 'grabber'.

    Stel uw leveranciers hebben lijsten met duizenden artikelen terwijl u daarvan slechts enkele tientallen verkoopt. Het importeren van alle artikellijsten kan dan uw database onoverzichtelijk en onnodig groot maken. In dat geval kunt u er ook voor kiezen om de artikellijsten van uw leverancier te importeren in een externe database. Vanuit het infokas programma kunt u dan door de barcode te scannen één artikel vanuit de externe database toevoegen.

    Werkwijze: kies artikel - details - nieuw, klik op het icoontje 'Zoek in externe database' of gebruik de sneltoets 'Alt+e'. Het artikel wordt nu in de externe database opgezocht en toegevoegd aan de InfokasV3 database.

    Het is ook mogelijk om te koppelen met behulp van een 'grabber' hiermee zoekt het InfokasV3 programma via internet op de website van een leverancier naar het artikel, dit kan bijvoorbeeld door de ISBN code van een boek te scannen. De boekgegevens (titel, prijs, korte beschrijving, type kaft, afmetingen en de UGI / NUR code) komen dan automatisch in het InfkasV3 programma.
    Ook voor andere artikelen zoals fiets of koffiemachine onderdelen is het mogelijk om een grabber te laten maken, het is zelfs mogelijk om ook de afbeelding op deze manier aan het artikel toe te voegen.

     

    Importeren van Excel / CSV:

    Algemene informatie over het importeren van uw eigen artikel- en klantgegevens leest u in de installatiehandleiding van Infokas.

    Gebruik de demoversie

    Importeren is niet de simpelste functie in het infokas programma, ga geen import bestanden uittesten in uw 'werk database'. Installeer de demoversie op een extra systeem (bijvoorbeeld een notebook) en probeer daar uw importbestanden uit. Hiermee voorkomt u dat u 'echte' artikelen kwijtraakt en bijvoorbeeld niet meer kunt verkopen.

    Overweeg om een import bestand te laten aanpassen, dat kost geld maar kan een hoop tijd en ergernis schelen.
    Gebruik de import functie niet als u maar een paar artikelen wilt toevoegen, handmatig toevoegen eventueel in combinatie met de 'kopie laatste' functie gaat soms net zo snel.

    Maak altijd eerst een backup voordat u in uw 'werk database' gaat importeren!

    Importeer voorbeeld met Zoek en Vervang

    Dit voorbeeld is op basis van elektra.csv.

    Een .csv bestand is een soort excel bestand maar dan zonder formules.
    Gegevens staan in kolommen gescheiden door een 'lijstscheidings teken' zoals bijvoorbeeld een ; (punt komma) of een | (pipe teken).
    U kunt zelf .csv bestanden maken in Microsoft Excel en Open Office.
    Kies bij opslaan voor 'CSV (Gescheiden door lijstscheidingsteken)(*.csv)'.

    Waarom .csv en geen .xls

    Wij werken met .csv omdat een .xls (Excel) bestand ongewenste effecten op een waarde kan hebben.
    Voorbeeld: artikel nummers wijzigen in datum, barcode in wetenschappelijk getal en . (punt) en ,(komma) fouten in bedrag.

    Als het bestand opgeslagen wordt door Excel ziet het er ineens zo uit:

    De barcode kan 'hersteld worden door de celweergave op 'Getal met 0 decimalen' te zetten.

    Dat gaat niet op voor het artikelnummer.
    Ongeacht de gekozen weergave 'Standaard', 'Tekst' of 'Getal met 0 decimalen'.
    Het juiste artikelnummer (25-01) komt niet meer terug!

     

    Wat staat waar

    Het infokasv3 programma moet weten welke informatie in welke kolom staat. Het kan zijn dat in de derde kolom de inkoop prijs staat maar daar kan net zo goed een 'Verwachte leverdatum' of 'Barcode' staan. Als het een eenmalige of jaarlijkse prijslijst is dan kan het snelst de kolomnaam aangepast worden.

    Als de leverancier regelmatig een nieuwe prijslijst opstuurt dan is het beter om een los definitie bestand te maken. De nieuwe prijslijst hoeft dan alleen onder dezelfde naam als de voorgaande te worden opgeslagen.

    Het .def bestand moet in dezelfde map als het .csv bestand staan (of in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Import'). Het .def bestand moet dezelfde naam hebben, als de prijslijst naam 'elektra.csv' is dan moet het .def bestand 'elektra.def' heten.

    In het voorbeeld bestand 'Elektra.csv'staan de volgende kolommen:
    Artikelnummer;EAN code;Omschrijving 1;Omschrijving 2; Inkoopprijs ;Advies verkoopprijs

    Dit moet gewijzigd worden in:
    ArtNummer;Barcode;ArtType;ArtType1;ArtKostprijs;ArtVerprijs;
    Bij het importeren worden ArtType en ArtType1 samengevoegd tot 1 type regel.

    Een overzicht van alle door ons gebruikte kolom namen kunt u zelf maken door op Export te klikken en art.csv in de map 'C:\Infobits\InfokasV3\Export' te openen.

    De andere gebruikte code's op regel 1 van Elektra.def:

    • Regel1Overslaan; Bij het importeren mag de 1e regel worden overgeslagen.
    • ArtNummerOverschrijven; Bestaande artikelen met hetzelfde nummer moeten worden overschreven.
    • SetMin%;20; Als er geen minimum prijs staat: inkoopprijs + 20% (+ BTW).
    • SetVer%;200; Als er geen verkoop prijs staat: inkoopprijs + 200% (+ BTW).
      Als er wel een verkoop maar geen inkoop staat: verkoopprijs (- BTW) - 200%.
    • SetBtw;4; Als er geen Btw code in de regel staat: Btw = 4 (inclusief hoog).
    • SetGroep;ZEV1;Als er geen Artikel groep staat: Groep = ZEV1.
    • SetMerk;ZEV2;Als er geen Merknaam staat: Merk = Zev2.
    • SetArtNrCode;PL-;Voor elk artikelnummer leverancierscode PL- plaatsen.

     

    Leveranciers code

    Er kunnen meerdere leveranciers met het zelfde artikelnummer zijn. Stel artikelnummer 1001 is bij leverancier AA een Stekkerdoos en bij leverancier BB een Plakbandrolhouder. Bij het importeren van de lijst van leverancier BB zou dan het artikel 1001 Stekkerdoos overschreven worden door 1001 Plakbandrol houder. Door voor het nummer AA en BB te plaatsen wordt AA-1001 de stekkerdoos en BB-1001 de plakbandrolhouder.
    Bij een zoekopdracht op artikelnummer 1001 komen beide artikelen in de lijst.

    Als een artikel niet meer leverbaar is (staat niet meer in de nieuwe importlijst) dan wordt het artikel automatisch verwijdert. Dit kan alleen als de leveranciers code wordt gebruikt. Bij de starten van de import van elektra.csv worden alle artikelen waarvan het nummer begint met PL- gemarkeerd. Na het importeren worden alle niet bijgewerkte artikelen (staan niet meer in de leveranciers lijst) die niet op voorraad zijn verwijdert.

     

    ZEV1 en ZEV2

    Bij SetGroep en SetMerk had een echte groep en merknaam ingevuld kunnen worden, stel dit was een artikellijst van 'Nikon' dan was SetMerk;Nikon; een juiste instelling geweest.
    In elektra.csv staan artikelen van verschillende merken, vandaar de code ZEV2. Dit staat voor Zoek en Vervang.

    Zoek en vervang werkt redelijk simpel, groep en merk worden bepaald op basis van een gevonden woord in de type omschrijving of in de hele regel.

    De eerste instelling bij ZEV1 is 'gong;Deurbel'
    Als het woord 'gong' voorkomt dan wordt de omzetgroep van het artikel 'Deurbel'

    De derde instelling bij ZEV1 is 'schak.;Elektra'
    Als het woord 'schak.' voorkomt dan wordt de omzetgroep van het artikel 'Elektra'

    Het eerst gevonden woord is bepalend, als er een artikel omschrijving 'schak. eenpolig voor gong' is dan wordt de omzetgroep 'Deurbel' en niet 'Elektra'.

    De 'Zoek en Vervang' lijst kan het best gemaakt worden door een artikellijst meerdere keren te importeren en tussendoor aan te passen. Importeer Elevtra.csv en vervang een aantal zoekwoorden om het resultaat te zien.

    Andere import voorbeelden met een 'Zoek en Vervang' instelling zijn: demo2.csv en wmf.csv.

     

    SetF Toets en TypeSjabloon

    In een importlijst kunnen ook Functietoetsen en het Type sjabloon ingesteld worden. Een voorbeeld hiervan is kapsalon.csv, na het importeren zitten alle dames behandelingen onder de F1 toets, de heren onder F2 etc.

    In kleding.csv wordt het TypeSjabloon aangezet om de type regel van het artikel te verdelen in blokken, zo kan het type, de maat (matenmatrix), de kleur (kleurenmatrix), het motief en een seizoenscode worden ingesteld.
    Ook worden groepsartikelen aan de Functietoetsen gekoppeld. Met F1 kan het groep artikel 'Broeken'worden geselecteerd. Na selectie kan een omschrijving worden ingegeven en daarna de verkoopprijs. Zo kan een broek die niet als artikel in de database staat toch verkocht worden. (F2= Shirt, F3 = Jurk, etc.)

     

    ArtType, Memo

    Bij het importeren is het soms nodig om meerdere database velden uit de leverancierslijst samen te voegen tot ArtikelType of ArtikelMemo. Voor Artikel zijn de beschikbare velden: ArtType, ArtType2, ArtType3, ArtType4 en ArtType5. Voor Memo zijn er de velden ArtMemo, ArtMemo2 t/m ArtMemo10.

    Zie kleding2.csv en books2.csv voor een voorbeeld.

     

    Nummer, Voorraad en Besteld

    De keuze's "Nummer overschrijven', 'Voorraad overschrijven' en 'Besteld toevoegen' op het import scherm kunnen aan/uit gezet worden door in de 1e regel van het .csv of het .def bestand de code's ArtNummerOverschrijven, ArtVoorraadOverschrijven en ArtBesteldToevoegen te plaatsen.

    Bij ArtNummerOverschrijven worden bestaande artikelnummers overschreven door het artikel uit het import bestand. Als dit uitstaat dan wordt het artikel niet geimporteerd.

    Bij ArtVoorraadOverschrijven wordt de bestaande voorraad overschreven met de in het import bestand opgegeven voorraad (kolom ArtVoorraad). Als dit uitstaat dan wordt de kolom ArtVoorraad genegeerd.

    Bij ArtBesteldToevoegen wordt de voorraad opgehoogd met het in het import bestand opgegeven besteld aantal (kolom ArtBesteld). Als dit uit staat dan wordt het import aantal bij het Besteld veld van het artikel opgeteld.

    Dit komt overeen met de keuze's 'Voorraad overschrijven' en 'Besteld toevoegen' van het import scherm.

     

    Import scherm verbergen

    Als u import bestanden maakt, bijvoorbeeld voor een ander filiaal en u wilt niet dat personeel via het import scherm instellingen wijzigt zet dan 'HideImport;' bij de code's op regel 1.

    Andere import voorbeelden: